Gestion du temps

Faites-vous ces 9 erreurs quand vous déléguez?

Vous manquez de temps? Déléguez!

Votre entreprise est en croissance? Déléguez!

Vous n’avez pas les connaissances pour faire quelque chose? Déléguez!

On vous a sûrement déjà conseillé plus d’une fois de déléguer.

Mais y a t’il une bonne et une mauvaise façon de déléguer?

Déléguer vous fera gagner un temps considérable à quelques conditions près.

En cuisine comme en gestion, la délégation est source de succès.

Faire du yoga à deux pour  travailler la confiance en les autres

Faire du yoga à deux pour travailler la confiance en les autres

Pour le célèbre chef montréalais Jérôme Ferrer dans son livre, Lettres à un jeune chef,  déléguer est indispensable pour réussir en cuisine :

« La clé [pour déléguer efficacement], c’est d’être un bon formateur auprès de ta brigade et de tes diverses équipes. Un bon chef doit savoir déléguer »

Konosuke Matsushita (1894-1989) est le fondateur japonais de Panasonic. Il est souvent décrit comme l’antithèse du leader : pas de charisme, pas de discours public captivant, pas de leadership qui en met plein la vue. Pourtant, il est vénéré comme un des dieux du management.

Ses citations sont comme des petits haïkus, ces poèmes japonais de trois lignes – sources de sagesse:

Sur la délégation, il écrit :

« Mon travail, ce sont les grandes et les petites choses. Les tâches intermédiaires peuvent être déléguées »

Quelles sont vos tâches intermédiaires?

 

Déléguer figure au nombre des principes sacro-saints de gestion performante.

Emprunté au mot latin – déléguer c’est CONFIER.

« Transmettre en totalité ou en partie, par délégation, un pouvoir qu’on détient. 

 

Avant de pouvoir déléguer, vous n’imaginez peut-être pas le travail préparatoire!

Faites-vous une ou plusieurs de ces 9 erreurs?

Un ajustement, de la préparation,de la réflexion sont suffisants pour obtenir de bien meilleures résultats la prochaine fois que vous délèguerez.

 

  1. Quel pouvoir détenez-vous que vous ne voulez pas véritablement laisser aller?
  2. Donnez-vous des instructions suffisamment claires?
  3. Prenez-vous le temps de transmettre vos connaissances à la personne à qui vous déléguez? La formez-vous suffisamment?
  4. Prenez-vous le temps de demander comment ça va après avoir délégué? Avez-vous mis en place des moyens de communication pour lever des drapeaux rouges en cours de route?
  5. Avez-vous délégué à la meilleure personne ou à la première personne sous la main?
  6. Vous assurez-vous de motiver la personne à qui vous déléguez par le simple fait de lui expliquer le pourquoi?
  7. Donnez-vous du feedback ou vous ingérez-vous dans sa façon de faire?
  8. Maîtrisez-vous votre propre perfectionnisme?
  9. Acceptez-vous que l’autre fasse la tâche différemment tout en livrant le même résultat que si vous l’aviez faite vous-même?

 

Déléguer c’est comme léguer un héritage sauf que vous n’avez plus l’occasion d”avoir la tête dans le guidon”.

Déléguer est affaire de confiance en soi, en vos collègues de travail et en votre proche entourage.

Pour parfaire votre art de la délégation, appliquer une seule de ces 6 suggestions vous donnera déjà des résultats mesurables:

 

  1. Revoyez votre structure organisationnelle afin d’identifier les personnes ressources selon leurs compétences et expériences;
  2. Bloquez-vous du temps avant, pendant, et après avoir délégué :
    1. Avant : pour vous préparer à communiquer clairement vos attentes
    2. Pendant : pour expliquer clairement les résultats attendus à la personne à qui vous déléguez et la former au besoin
    3. Après : pour  donner de la rétroaction utile pour la prochaine fois
  3. Profitez du temps que vous avez gagné à déléguer pour vous consacrer aux activités que vous seul pouvez faire (les petites et les grandes de Matsushita)
  4. Exercez-vous à démontrer de la confiance envers vos collègues. Si vous les avez choisis, c’est parce qu’ils méritent d’être là et d’avancer dans l’organisation.
  5. Participez à des activités où vous pourrez développer la confiance non pas en vous – mais en les autres. Par exemple, tennis double, yoga à deux, alpinisme.
  6. Au besoin, faites-vous coacher pour accélérer votre courbe d’apprentissage dans la délégation.

 

Commencez par répondre  à la question du haiku:  Quelles sont vos tâches intermédiaires aujourd’hui?

Vos réponses sont des guides précieux vers la maîtrise de l’art de déléguer.

Déléguer c'est faire confiance.

Déléguer c’est faire confiance.

 

 

 

 

 

 

Pourquoi la gestion du temps est-elle un faux problème?

Dernièrement, j’ai travaillé avec un client qui a fondé son entreprise avec tout ce que cela comporte de défis : financement, acquisitions, positionnement de la marque, partenariats, gestion de crise, gestion de la croissance, et j’en passe.  

Croyez-vous qu’il cherchait de l’aide sur de tels sujets?

Non.

Son plus grand problème, celui qui commençait à prendre des proportions démesurées et à sérieusement mettre en danger son équilibre, c’était:

– la gestion du temps.

Passer d’une entreprise de quelques employés à plus d’une centaine lui a fait soudainement réaliser qu’il n’était plus maître de son temps.

Panique!

Cours de gestion du temps, gestion d’Outlook, livres de gurus sur le sujet…

Rien n’y fait.

Il retombe toujours dans ses « mauvaises habitudes ».

De mon humble avis, il n’y a pas de sujet plus casse-gueule à aborder en coaching que celui de la gestion du temps.

D’abord, tout semble avoir été dit et découvert. Visitez les étagères virtuelles d’Amazon.ca pour constater qu’elles débordent de conseils: S’organiser pour réussir, The 4-Hour Workweek, Les 7 habitudes des gens efficaces… 140 pages de livres écrits sur le sujet!

J’ai assez roulé ma bosse auprès de clients en mal de temps pour réaliser qu’ils savent parfaitement quoi faire et même comment faire pour régler leurs problèmes.

Mais après deux jours d’efforts pour changer leurs habitudes, ils abandonnent la partie.

Comme dans un régime, ils n’ont plus la volonté de résister à la crème glacée.

Après tout, ils ont si bien réussi jusqu’à maintenant. La douleur n’est pas encore assez forte pour changer.

À quoi servirait que je leur donne encore des trucs sur la productivité, les priorités, les urgences, les calendriers?

Alors, comment aider mon client?

Le vrai problème s’appelle la résistance.

La résistance à changer, à déléguer, à faire confiance, à communiquer ses besoins, à demander de l’aide, à se renouveler, à gérer autrement.

Et on amalgame tout ça sous le nom de gestion du temps! C’est tellement commode.

Pourquoi donc?

Parce que c’est une façon subtile de rationaliser le problème de manque de temps, de se justifier alors qu’en réalité, on doit affronter autre chose. Et peut-être même qu’on n’a pas du tout envie de confronter son vrai petit démon.

Ça s’appelle de la résistance.

Que lui ai-je proposé à ce client?

D’accord. Je lui ai donné quelques trucs parce qu’il en voulait vraiment, pour le rassurer aussi.

1. Prendre exemple sur Maestro Nagano, le chef d’orchestre de l’OSM : minuter ses rencontres (il est très en demande), s’en tenir au temps alloué, et terminer 5 minutes à l’avance pour respirer entre deux rencontres.

2. Apprendre à demander de l’aide. Pour un dirigeant qui a du succès dans ses affaires, ce n’est pas si facile.

Imaginez! Demander, par exemple, à son assistante pour qu’elle l’aide à faire le ménage de sa boîte de messagerie. 

3. Lire À la recherche du temps perdu parce que c’est un livre qui prend une vie à lire. Et mieux gérer son temps, c’est aussi savoir perdre son temps, mais le perdre avec plaisir.

Mais surtout, sur quoi avons-nous travaillé?

 

Déléguer, faire confiance à l’équipe, communiquer.


Gérer son temps, c’est se renouveler. 
Gérer son temps, c’est gérer sa résistance.

Gérer son temps, c’est faire face au changement.

Gérer son temps, c’est apprendre en faisant des erreurs.

Gérer son temps, c’est bien plus que gérer les minutes qui passent.

Ce qui me passionne dans mon métier de coach, c’est que les problèmes de gestion sont en vérité des problèmes universels auxquels nous faisons tous face – ce temps qui s’écoule, profitons-en tant qu’il passe!

 

 

Comment trouver 8 minutes aujourd’hui?

 

Avez-vous 8 minutes devant vous?  Je vous propose deux vidéos, l’une de 6.43 min et l’autre de 1.48 min .  Ces deux vidéos ne parlent pas de gestion du temps et ne parlent pas seulement de Volkswagen.  Après visionnement de chacune, la même réaction: “Wow!  Est-ce possible de voir les choses comme ça?  Et si je le faisais moi aussi?  Pourquoi pas?”

VW et son usine-musée à Dresde

VW et la recherche du fun pour changer les comportements

 

Mais aussitôt une objection majeure apparait: je n’ai pas le temps pour laisser éclore cette liberté de créer.

Ce que je remarque chez les créatifs, c’est leur gestion stoïque des priorités et en particulier la gestion des activités liées à leur domaine de créativité que ce soient l’écriture, le design de mode, la peinture, la musique, le cinéma…

Dans un environnement de travail soumis à de nombreuses interruptions, à du multitâches continuel, à des stimuli multiples, il est de plus en plus difficile pour le professionnel de s’extirper de son quotidien et de s’allouer des plages de latence.  Le psychanalyste Michael Storra parle de “web errance” , cette addiction à faire du zapping sur internet, d’autres invoquent le stress accentué par la surcharge d’informations, de mails, de sollicitations téléphoniques, d’interruptions.

Le monde du travail est redessiné et les habiletés pour gérer son temps deviennent des habiletés à gérer l’information dans un temps restreint pour laisser place aux vraies choses dont la réflexion, et la créativité.

La semaine dernière, je parlais de l’outil des chapeaux.  L’un de ces chapeaux est celui de l’artiste, le béret.  En effet, en se couvrant du béret, on peut déclarer que ce qui compte maintenant c’est de s’allouer le temps pour inventer, jouer, jongler avec des idées et rebondir dessus.

Selon Arianna Huffington, la papesse de l’information et fondatrice du Huffington Post, deux choses sont à retenir pour l’avenir:

1. “LE” sujet de réflexion du moment et pour des années à venir sera apprendre à déconnecter pour mieux connecter”.  Déconnectez vous régulièrement de l’internet et des médias sociaux afin de mieux vous connecter à qui vous êtes.

http://www.cyberpresse.ca/arts/medias/201109/19/01-4449038-levangile-selon-arianna-huffington.php

2. “Pour avoir du succès comme entreprise, il faut que vous pensiez constamment comme si vous étiez une entreprise en démarrage (startup).  Vous devez constamment vous remettre en question et vous demander ce que vous pourriez faire de mieux”.

Introspection, concentration et création  sont des valeurs de premier plan.

Donc, trouverez-vous vos 8 mn aujourd’hui?

Je laisse le mot de la fin à Chris Hughes, co-fondateur de Facebook puis responsable des médias sociaux de la campagne de Barack Obama en 2006:

” On doit rester en contrôle.  Parfois, c’est bien de manger sans regarder son téléphone, de passer une journée presque complète sans être devant son écran d’ordinateur ou sans publier constamment ce qu’on fait.  Le week-end, j’essaie de ne pas regarder mon téléphone toutes les deux minutes…”

Aussi simple que ça!  Mais peut-être faudra-t-il bientôt lancer des formations intitulées ” Savoir déconnecter”.

J’espère que vous ne m’avez pas prise au mot et déconnecté tout de go avant de finir de me lire!

Coin du coach: David Allen, spécialiste américain de la gestion du temps et auteur du bestseller Getting Things Done a développé une méthode très concrète pour trouver du temps et offre des conseils comme:

  • Gérer son temps, c’est décider
  • Gérer son temps, c’est décider de la première chose à faire
  • Connaissez-vous!
  • Connaissez les autres!
  • Respirez!
  • Et il y a toujours la fameuse loi de Pareto: Concentrez vos efforts sur les 20% d’activités qui génèrent 80% des résultats

 

 

Fête des mères et la loi 20/80

« The secret to being a happier parent? Don’t try so hard ».

Un économiste américain du nom de Bryan Caplan prend le contrepied d’Amy Chua, la “tiger mom”qui prône une éducation “à la chinoise” (Battle Hymn Of  The Tiger Mother).  Caplan argumente que moins on en fait, mieux on se porte!  Les statistiques sur la maternité dans les années 70 comparées à celles d’aujourd’hui sont ne semblent pas le contredire!

http://www.theglobeandmail.com/life/parenting/mothers-day/motherhood-then-v-now/article2011600/?from=2011532

Il semblerait qu’un nombre croissant de mères apprennent à lâcher prise sur les petits détails et à garder leur énergie pour leur carrière, leur famille, et leur qualité de vie.  Voilà donc une autre facette du fameux défi de la conciliation famille travail. Les auteurs du livre  Good Enough is the New Perfect prennent soin d’expliquer qu’il ne s’agit pas de prendre moins à coeur son rôle de mère mais plutôt de réarranger ses priorités de façon à avoir plus de temps pour soi et pour ce faire,  de choisir les enjeux éducatifs où l’on pense devoir viser la perfection.

Ça me rappelle la fameuse loi de Pareto, la loi des 20/80 qu’on retrouve même en gestion du temps:

Dans la plupart des situations, un petite partie des facteurs produit une grand partie des résultats ( par exemple, 20% des clients font 80% du chiffre d’affaires,)  20% de nos activités génèrent 80% de nos résultats.

Ma petite réflexion pour la fête des mères  aujourd’hui: quelles sont les activités ( au travail, dans la vie quotidienne) qui produisent les résultats les plus importants à long terme, celles qui créent le plus de valeur ( bonheur, apprentissages, équilibre, santé…)?

Gestion du temps au musée

Ce matin en lisant mon G&M, j’ai eu la surprise de reconnaître la fameuse photo de Harold Lloyd dans le film Safety Last.  Il se trouve que c’est aussi la photo que j’utilise dans mon profil pour mon compte Twitter.  Ce n’est pas une coïncidence.   Écrivains, peintres, gestionnaires, danseurs, sportifs, journalistes, politiciens ou autres,  le temps est une question  qui nous touche  et nous rattrape tous.

Christian Marclay , artiste visuel aux multiples visages, vient de sortir un “vidéo” considéré comme une véritable oeuvre d’art puisqu’une des six copies existantes vient d’être acquise conjointement par le Musée des beaux arts du Canada d’Ottawa et le Museum of Fine Arts de Boston.  Le vidéo est un collage de milliers de films de toutes les époques dont le point commun est le passage du temps représenté par l’heure.  En plus, chaque séquence où apparait l’heure que ce soit sur une horloge, une montre, un réveil etc… est parfaitement synchronisée avec l’heure qu’il est à votre montre au moment précis où vous visionnez le film.   http://www.youtube.com/watch?v=Y8svkK7d7sY

http://www.cnw.ca/fr/releases/archive/May2011/04/c9448.html

Autour de moi, je vois les gens utiliser toutes sortes d’outils technologiques ou pas pour mieux gérer leur temps avec plus ou moins de succès.  Pour ma part, je me suis mise au compte-minutes chaque fois que j’ai devant moi une tâche que je n’ai pas envie de faire.  Un petit tour de cadran de 15 -30 minutes et quand ça sonne, je m’étonne d’en avoir fait autant en si peu de temps.  Car le tout était de s’y mettre.  Hemingway avait pour habitude d’écrire tous les jours et de toujours commencer un premier paragraphe qu’il continuait de travailler le lendemain.  J’ai moi-même remarqué que pour écrire ces billets, la tâche est facilitée si j’ai mis en train le prochain billet dès que j’en ai terminé un .  On dit qu’en commençant une tâche mais en ne la finissant pas, le cerveau continue d’y penser et d’y travailler si bien que lorsqu’on se remet à la tâche, le travail est facilité.  C’est l’effet Zeigarnik du nom de la psychiatre russe Bluma Zeigarnik ( 1900- 1988 ): “Tendance à mieux mémoriser une tâche et ses aspects lorsque celle-ci n’a pu être terminée, se traduisant par un meilleur rappel des données concernant des problèmes ou des travaux inachevés”

Pour terminer voici un recap des petites lois du temps qui nous accablent:

La loi de Murphy: Toute chose prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu au départ.

D’où l’intérêt d’améliorer progressivement nos prévisions.

La loi de Parkinson: Comme le gaz qui occupe tout l’espace disponible, le travail se dilate jusqu’à occuper tout le temps disponible.

D’où l’intérêt de se donner des limites de temps.

La loi de Carlson: Un travail fait en plusieurs fois prend plus de temps qu’un travail fait en continu.

D’ou l’intérêt de prévoir des plages de temps sans interruption.

La loi d’EinsenhowerOn confond souvent l’urgent et l’important.

D’où la nécessité de clarifier les priorités.

Avec ça, vous serez parés pour faire face au reste de la semaine!